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Cómo responde el seguro de comercio ante la pérdida documental

He perdido documentos importantes de mi negocio ¿Qué hago?

¿Cuántas horas al día de tu jornada de trabajo dedicas a buscar documentos? A pesar de que la gestión de los comercios ha cambiado gracias a las nuevas tecnologías, hay documentos que seguimos manteniendo en papel. En ocasiones debemos hacer frente a la pérdida o daños ocasionados en  facturas u otros documentos tributarios importantes cuando se ha producido un siniestro.

En este artículo te contamos cuáles son los documentos más importantes para tu negocio y cómo tu seguro de comercio te respalda ante la pérdida documental para evitar sanciones económicas al respecto.

¿Qué documentos son los más importantes?

En primer lugar es necesario clasificar los documentos según sean de carácter interno de la empresa, elaborados por los trabajadores o documentos contables o legales  emitidos por terceros. Entre los documentos más importantes de una empresa se encuentran:

Correos electrónicos y cartas

Los correos electrónicos y las cartas son una fuente de información interna de la empresa. Forman también el medio de comunicación esencial entre proveedores y clientes de un negocio.

Informes

Los informes abarcan diferentes temas dependiendo de la actividad empresarial. Generalmente incluyen información económica, datos financieros o información de marketing y ventas. Los informes periódicos suelen acompañarse de una plantilla que facilite la comparación con informes anteriores o posteriores.

Documentos transaccionales

Son documentos que se emplean para tramitar el negocio con los clientes también dependiendo del tipo de negocio del que se trate. Se tratan generalmente de formularios de pedido, facturas o recibos.

Documentos económicos-financieros

Los documentos económicos están relacionados con los presupuestos o propuestas presupuestarias que mantenga la empresa. Otros documentos importantes son los documentos relacionados con el impuesto de sociedades, las nóminas de los trabajadores, cuentas contables, etc.

¿Cómo gestionar los documentos de mi negocio?

En un buen seguro de comercio, es importante asegurar, además  del mobiliario y las instalaciones, los documentos que forman parte fundamental de nuestro negocio. De media cada año se estima que los trabajadores emplean unas 600 horas en la búsqueda de documentos tanto impresos como informáticos que necesitan para trabajar. Esto supone un 35% de la jornada de trabajo. ¿Te imaginas el impacto económico que tendría reponerlo todo si se perdieran por accidente?

La gestión de las facturas y documentos legales es importante no sólo a la hora de trabajar sino también porque Hacienda puede reclamártelas en cualquier momento. Para ello es fundamental mantener una buena clasificación e identificación que poder consultar en cualquier momento, con el fin de evitar una pérdida de tiempo y de productividad innecesaria.

Aunque mantengamos una buena clasificación documental, si sufrimos daños en nuestro local ocasionados por agua, fuego o humo, es posible que perdamos documentos cuya renovación suponga un coste elevado.

Los beneficios de protegerse ante una pérdida documental

Cuando sufrimos una pérdida de información importante lo primero que debemos hacer es solicitar a los organismos responsables la reposición o los duplicados correspondientes. Esto supone un problema en términos tanto económicos como de tiempo si tenemos que gestionarlo nosotros mismos.

Si contamos con un seguro de comercios que asuma el coste de la reposición o duplicado de todos los documentos tras un siniestro, nos ahorraremos muchas preocupaciones. Esta garantía no la incluyen todas las aseguradoras por lo que te recomendamos revisar las condiciones de tu seguro o contactar con tu mediador.

La reposición que ofrecen las diferentes compañías es para productos de carácter público perdidos tras sufrir un siniestro. Además estos documentos deben de ser referidos a la actividad profesional o comercial del asegurado.

La pérdida documental ya no será un problema tan grave para la actividad de tu negocio con un seguro de comercio que incluya esta cobertura. Protege tu comercio de todo daño material  para que no tengas que detener tu actividad profesional ante un siniestro.

Vía Blog Plus Ultra

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